이메일은 직장 생활에서 피할 수 없는 중요한 커뮤니케이션 수단입니다. 많은 직장인들이 아침 출근길에 가장 먼저 확인하는 것 중 하나가 바로 이메일이죠. 하지만, 생각보다 많은 사람들이 이메일 작성 과정에서 스트레스를 경험합니다. 저 역시 이메일의 제목을 어떻게 써야 할지, 어떻게 마무리 지어야 할지, 언제 보내는 것이 가장 효과적일지 등에 대한 고민이 많았습니다.
누가 방법이라도 알려주면 좋을 텐데,,, 물어보기에는 좀 눈치가 보이죠. 그래서 오늘은 이메일 작성 꿀팁들을 핵심만 잘 간추려서 전해드리겠습니다.
1. 제목
2. 인사
3. 본문 작성 방법
4. 수신인 및 참조
1. 제목
먼저 이메일을 보낼 때 가장 신경을 써야 할 것은 '제목' 입니다. 상대가 관심을 갖고, 메일을 열어보게 할 수 있도록, 메일의 제목에 대한 고민을 충분히 해야 합니다. 제목은 어떻게 써야 할까요?
제목: [기관명] 채용 공고 문서 최종 검토
제목: [업체명] 직원 복지 프로그램 견적 요청
제목: [단체명] 마케팅 전략 워크숍 요청 (1/15 수 10:00~13:00)
제목: [B팀] 연간 성과 발표회 (2/20 화 17:00-20:00 미래타워)
제목은 이처럼 한 줄이 적당합니다. 그 이유는 읽기도 편하고 기억하기가 좋아서 입니다. 정리하자면 전달하고 하는 내용을 한눈에 알아보기 쉽게 한 줄로 요약하여 간결하게 작상해야합니다.
잘 작성한 이메일 제목의 가장 큰 특징은 무엇일까요?
공통적으로 는 ‘말머리’를 대괄호를 활용 하는 경우가 많습니다. 말머리를 작성하면, 이메일의 핵심이 무엇인지 단번에 파악할 수 있습니다.
주로 메일 제목에 많이 쓰입니다. 메일 제목에 [보고] [공지] [공유] [안내] 등 메일의 성격을 나타낼 수 있는 단어를 써주어도 좋습니다.
그 외에도 아래처럼 작성하셔도 한 눈에 알아보고 쉽습니다.
중요한 메일의 경우 [중요]
긴급하게 처리해야 하는 경우 [긴급]
팀 단위의 요청 또는 안내인 경우 [ㅁㅁ팀]
등 상황에 맞춰 작성해 주는 것이 좋습니다.
2. 인사
용건 앞에 인사를 하는 것이 좋습니다. 메일 본문의 시작은 첫인사로, 끝은 끝인사로 작성해야합니다. 인사는 30자 내외로 쓰는 것이 좋습니다. 30자 이상 길어지면 상대가 기억하기도 어렵고 관심에도 멀어지기 때문입니다.
첫인사
ㅇㅇ님 안녕하세요
ㅇㅇ(회사이름) ㅇㅇ팀(소속부서) ㅇㅇㅇ(이름)입니다.
=> 인사 후 소속과 직책을 밝힙니다.
끝인사
확인 / 답변 / 참고 부탁드립니다. (등)
그럼, 오늘도 좋은하루 되십시오. 감사합니다.
=> 상황에 맞는 내용 작성 후 마무리 인사를 해주면 됩니다.
3. 본문 작성 방법
1) 목적
첫인사로 간단한 인사와 자개소개가 끝나면 이제 목적을 적어야겠죠. 모든 이메일은 메일을 쓰는 목적이 있습니다. 작성자는 아는 내용이므로 바로 본론부터 쓰면 된다고 생각하지만, 상대방은 사전 지식이 부족하기 때문에 자신에게 메일을 보낸 이유가 궁금 할 수 있습니다. 그렇기에 다음과 같이 메일 목적을 먼저 써야 합니다.
- 이메일을 보낸 이유는 새로운 직원 교육 프로그램 개발 견적을 문의드리기 위해서입니다.
- 3월에 전직원 대상 리더십 개발 워크숍을 기획하고 있습니다. 관련 워크숍 개발 및 진행을 요청 드리고자 합니다.
이렇게 메일의 목적을 미리 말해주면, 상대방은 주요 내용을 어느 정도 이해하고 읽을 수 있어요
2) 본문
우리는 인사말, 자기소개, 목적을 밝혔습니다. 이제 본문을 쓸 차례입니다. 본문 쓰는 법을 배우기 전 잘못 쓴 본문과 잘 쓴 본문을 한번 비교해 보세요.
잘못 쓴 이메일
A: 다음 회의는 다음주 목요일 오후 5시에 했으면 좋겠습니다.
B: 그 시간은 안됩니다. 대신 금요일 오후 2시는 어떠신가요?
or
A: 월요일은 종일 외근이라. 금요일은 어떠신가요?
B: 금요일은 제가 시간이 안됩니다. 다음주 화요일에 하는 건 어떨까요?
잘 쓴 이메일
다음 회의 일정 조정을 위해 메일을 보냅니다. 이메일에 기재된 3가지 후보 일정에서 골라 주시기 바랍니다.
제 1희망 : 화요일 오전 11시
제 2희망 : 화요일 오후 2시
제 3희망 : 다음주 월요일 2시
혹시라도 모두 안되실 경우 전화주세요. 전화로 직접 일정을 조정하면 될 듯합니다. 감사합니다.
첫번째의 경우 친구도 아니고 이렇게 메일을 보내면 서로 메일을 보내는 시간도 낭비되겠죠. 또 이런 일이 반복될 경우 예의 없다고 느껴 감정이 상하거나 오해가 발생하는 일이 생길 수도 있어요.
반면 두번째의 경우, 목적을 가지고 있습니다. 효과적인 이메일 본문은 명확한 '목적'을 지니고 있습니다. 그리고 수신자가 원하는 반응을 보일 수 있도록 '세 가지 주요 요구 사항을 제시'하는 것이 중요합니다. 만약 요청에 응답하기 어려운 상황이라면, 연락을 취할 수 있도록 전화번호를 남기는 것도 좋은 방법입니다. 이처럼 같은 내용이라도, 발신자가 어떻게 작성하느냐에 따라 이메일의 효과와 결과가 크게 달라질 수 있습니다.
3) 상대방이 취할 행동
본문에서 용건을 적었다면 그 다음은 상대방이 취할 행동을 구체적으로 제사해야합니다.
'월, 화, 수' 중에서 미팅이 가능한 요일을 알려주시면 미팅 일정을 확정하겠습니다.
3월 24일까지 오후 2시까지 A 기획서를 작성하여 메일 보내주시기 바랍니다.
마감일정을 명확하게 알려주시면 상대방도 뭘 해야할 지 명확하게 알 수 있게 됩니다.
4) 맺음말
본문 내용과 상대방이 취할 행동을 모두 작성했으면, 맺음말로 마무리를 하면 됩니다. 맺음말에서 주의해야 할 사항은 "수고하세요"를 사용하지 않는 것입니다. '수고하다'는 '일을 하느라 힘과 애를 쓴다.'라는 뜻으로 듣는 사람의 기분을 상하게 할 수 있어서 가급적이면 사용하지 않는 게 좋습니다.
그럼 어떤 말을 쓰면 좋을까요?
“고맙습니다.”를 사용하시면 됩니다. 이렇게 미리 감사 인사를 받으면 요청 받은 행동을 수행할 동기 유발에 도움이 됩니다.
5) 첨부파일
파일을 첨부하기 전에는 파일명 규칙을 정하는 것이 좋습니다. 일반적으로 '작성한 날짜_작성자(회사, 부서)_제목' 순서로 적으면 되는데요. 만일 직장에서 정해준 규칙이 있다면 그 순서를 따르면 됩니다.
202403_김우영_사업기획서.pdf
202008_마케팅부서_신사업기획제안서.pptx
202311_00부서_연간계획표.docx
이런식으로 정해진 규칙이 있다면 그 순서를 따르면 좋습니다.
파일명을 통일하는 이유는 뭘까요?
첫째는, 명확히 의사소통을 하기 위해서고 둘째는 업무 진행 내역을 정확하게 기록하기 위해서입니다. 일관성 있게 파일 명을 기록해 폴더에 보관하면, 파일을 찾기 간편하고 업무 내역을 한 눈에 볼 수 있습니다.
첨부파일 주의사항 1
첨부파일은 꼭 필요한 것만 간결하게 넣는 것이 좋습니다. 너무 많은 첨부파일은 다운 받기 귀찮을 수 있습니다. 5개 이상 첨부파일이 들어갈 경우에는 압축해서 보내는 것이 좋습니다. 중요한 내용을 보내는 경우 다운로드 기한이 없는 서비스를 이용하는 것을 추천해드립니다.
첨부파일 주의사항 2
간혹 이메일에 파일을 첨부하려고 했다가 깜빡하고 이메일을 보내는 경우도 많습니다. 그래서 메일을 보내기 전 다시 한번 더 첨부파일이 잘 첨부되어 있는지 꼭 확인하고 받는 사람에게 '첨부파일을 확인하라'고 메시지를 보내는 것도 좋은 꿀팁입니다.
실수를 줄이기 위해서는 거꾸로 첨부파일을 먼저 넣는 것 또한 좋습니다. 첨부를 넣고 내용을 적고 적은 내용을 중심으로 제목을 정한 후에 수신인을 넣는 것이 시행착오를 줄이는 방법이 될 수 있습니다.
4. 수신인 및 참조
수신인 및 참조, 숨은 참조는 혹시 잘못 기입되지 않았는지 꼭 확인해야 합니다.
여러명을 입력해야 하는 경우, 직급순으로 기재하는 것이 일반적입니다.
마지막으로 정리하면
1. 이메일 제목에 용건을 정확하게 밝히기
2. 이메일의 본문은 간략하게 작성
3. 가독성이 좋도록 작성
4. 질문을 할 때는 돌려 하지 말고 정확히 전달
5. 오탈자 및 맞춤법은 반드시 확인
6. 첨부파일을 보낼 때는 메일 본문에 요약 또는 그림이 보이도록 넣기
7. '수신자'와 '참조'를 정확히 작성한다.
8. 발송 버튼을 누르기 전에 한번 읽어보기
9. 답장은 최대한 빨리 보내기
10. 중요 메일은 발송 후 전화나 메신저로 알리기!
지금까지 이메일 작성법을 살펴봤습니다. 직장인들에게 이메일은 기본이기 때문에 제가 알려드린 방법을 참고해서 지금 바로 이메일을 작성해보세요. 여기 10가지 체크리스트가 있습니다. 체크리스트를 하나하나씩 체크해서 이메일을 작성해 보세요.
이메일은 직장 생활에서 피할 수 없는 중요한 커뮤니케이션 수단입니다. 많은 직장인들이 아침 출근길에 가장 먼저 확인하는 것 중 하나가 바로 이메일이죠. 하지만, 생각보다 많은 사람들이 이메일 작성 과정에서 스트레스를 경험합니다. 저 역시 이메일의 제목을 어떻게 써야 할지, 어떻게 마무리 지어야 할지, 언제 보내는 것이 가장 효과적일지 등에 대한 고민이 많았습니다.
누가 방법이라도 알려주면 좋을 텐데,,, 물어보기에는 좀 눈치가 보이죠. 그래서 오늘은 이메일 작성 꿀팁들을 핵심만 잘 간추려서 전해드리겠습니다.
1. 제목2. 인사
3. 본문 작성 방법
4. 수신인 및 참조
1. 제목
먼저 이메일을 보낼 때 가장 신경을 써야 할 것은 '제목' 입니다. 상대가 관심을 갖고, 메일을 열어보게 할 수 있도록, 메일의 제목에 대한 고민을 충분히 해야 합니다. 제목은 어떻게 써야 할까요?
제목: [기관명] 채용 공고 문서 최종 검토
제목: [업체명] 직원 복지 프로그램 견적 요청
제목: [단체명] 마케팅 전략 워크숍 요청 (1/15 수 10:00~13:00)
제목: [B팀] 연간 성과 발표회 (2/20 화 17:00-20:00 미래타워)
제목은 이처럼 한 줄이 적당합니다. 그 이유는 읽기도 편하고 기억하기가 좋아서 입니다. 정리하자면 전달하고 하는 내용을 한눈에 알아보기 쉽게 한 줄로 요약하여 간결하게 작상해야합니다.
잘 작성한 이메일 제목의 가장 큰 특징은 무엇일까요?
공통적으로 는 ‘말머리’를 대괄호를 활용 하는 경우가 많습니다. 말머리를 작성하면, 이메일의 핵심이 무엇인지 단번에 파악할 수 있습니다.
주로 메일 제목에 많이 쓰입니다. 메일 제목에 [보고] [공지] [공유] [안내] 등 메일의 성격을 나타낼 수 있는 단어를 써주어도 좋습니다.
그 외에도 아래처럼 작성하셔도 한 눈에 알아보고 쉽습니다.
중요한 메일의 경우 [중요]
긴급하게 처리해야 하는 경우 [긴급]
팀 단위의 요청 또는 안내인 경우 [ㅁㅁ팀]
등 상황에 맞춰 작성해 주는 것이 좋습니다.
2. 인사
용건 앞에 인사를 하는 것이 좋습니다. 메일 본문의 시작은 첫인사로, 끝은 끝인사로 작성해야합니다. 인사는 30자 내외로 쓰는 것이 좋습니다. 30자 이상 길어지면 상대가 기억하기도 어렵고 관심에도 멀어지기 때문입니다.
첫인사
ㅇㅇ님 안녕하세요
ㅇㅇ(회사이름) ㅇㅇ팀(소속부서) ㅇㅇㅇ(이름)입니다.
=> 인사 후 소속과 직책을 밝힙니다.
끝인사
확인 / 답변 / 참고 부탁드립니다. (등)
그럼, 오늘도 좋은하루 되십시오. 감사합니다.
=> 상황에 맞는 내용 작성 후 마무리 인사를 해주면 됩니다.
3. 본문 작성 방법
1) 목적
첫인사로 간단한 인사와 자개소개가 끝나면 이제 목적을 적어야겠죠. 모든 이메일은 메일을 쓰는 목적이 있습니다. 작성자는 아는 내용이므로 바로 본론부터 쓰면 된다고 생각하지만, 상대방은 사전 지식이 부족하기 때문에 자신에게 메일을 보낸 이유가 궁금 할 수 있습니다. 그렇기에 다음과 같이 메일 목적을 먼저 써야 합니다.
- 이메일을 보낸 이유는 새로운 직원 교육 프로그램 개발 견적을 문의드리기 위해서입니다.
- 3월에 전직원 대상 리더십 개발 워크숍을 기획하고 있습니다. 관련 워크숍 개발 및 진행을 요청 드리고자 합니다.
이렇게 메일의 목적을 미리 말해주면, 상대방은 주요 내용을 어느 정도 이해하고 읽을 수 있어요
2) 본문
우리는 인사말, 자기소개, 목적을 밝혔습니다. 이제 본문을 쓸 차례입니다. 본문 쓰는 법을 배우기 전 잘못 쓴 본문과 잘 쓴 본문을 한번 비교해 보세요.
잘못 쓴 이메일
A: 다음 회의는 다음주 목요일 오후 5시에 했으면 좋겠습니다.
B: 그 시간은 안됩니다. 대신 금요일 오후 2시는 어떠신가요?
or
A: 월요일은 종일 외근이라. 금요일은 어떠신가요?
B: 금요일은 제가 시간이 안됩니다. 다음주 화요일에 하는 건 어떨까요?
잘 쓴 이메일
다음 회의 일정 조정을 위해 메일을 보냅니다. 이메일에 기재된 3가지 후보 일정에서 골라 주시기 바랍니다.
제 1희망 : 화요일 오전 11시
제 2희망 : 화요일 오후 2시
제 3희망 : 다음주 월요일 2시
혹시라도 모두 안되실 경우 전화주세요. 전화로 직접 일정을 조정하면 될 듯합니다. 감사합니다.
첫번째의 경우 친구도 아니고 이렇게 메일을 보내면 서로 메일을 보내는 시간도 낭비되겠죠. 또 이런 일이 반복될 경우 예의 없다고 느껴 감정이 상하거나 오해가 발생하는 일이 생길 수도 있어요.
반면 두번째의 경우, 목적을 가지고 있습니다. 효과적인 이메일 본문은 명확한 '목적'을 지니고 있습니다. 그리고 수신자가 원하는 반응을 보일 수 있도록 '세 가지 주요 요구 사항을 제시'하는 것이 중요합니다. 만약 요청에 응답하기 어려운 상황이라면, 연락을 취할 수 있도록 전화번호를 남기는 것도 좋은 방법입니다. 이처럼 같은 내용이라도, 발신자가 어떻게 작성하느냐에 따라 이메일의 효과와 결과가 크게 달라질 수 있습니다.
3) 상대방이 취할 행동
본문에서 용건을 적었다면 그 다음은 상대방이 취할 행동을 구체적으로 제사해야합니다.
'월, 화, 수' 중에서 미팅이 가능한 요일을 알려주시면 미팅 일정을 확정하겠습니다.
3월 24일까지 오후 2시까지 A 기획서를 작성하여 메일 보내주시기 바랍니다.
마감일정을 명확하게 알려주시면 상대방도 뭘 해야할 지 명확하게 알 수 있게 됩니다.
4) 맺음말
본문 내용과 상대방이 취할 행동을 모두 작성했으면, 맺음말로 마무리를 하면 됩니다. 맺음말에서 주의해야 할 사항은 "수고하세요"를 사용하지 않는 것입니다. '수고하다'는 '일을 하느라 힘과 애를 쓴다.'라는 뜻으로 듣는 사람의 기분을 상하게 할 수 있어서 가급적이면 사용하지 않는 게 좋습니다.
그럼 어떤 말을 쓰면 좋을까요?
“고맙습니다.”를 사용하시면 됩니다. 이렇게 미리 감사 인사를 받으면 요청 받은 행동을 수행할 동기 유발에 도움이 됩니다.
5) 첨부파일
파일을 첨부하기 전에는 파일명 규칙을 정하는 것이 좋습니다. 일반적으로 '작성한 날짜_작성자(회사, 부서)_제목' 순서로 적으면 되는데요. 만일 직장에서 정해준 규칙이 있다면 그 순서를 따르면 됩니다.
202403_김우영_사업기획서.pdf
202008_마케팅부서_신사업기획제안서.pptx
202311_00부서_연간계획표.docx
이런식으로 정해진 규칙이 있다면 그 순서를 따르면 좋습니다.
파일명을 통일하는 이유는 뭘까요?
첫째는, 명확히 의사소통을 하기 위해서고 둘째는 업무 진행 내역을 정확하게 기록하기 위해서입니다. 일관성 있게 파일 명을 기록해 폴더에 보관하면, 파일을 찾기 간편하고 업무 내역을 한 눈에 볼 수 있습니다.
첨부파일 주의사항 1
첨부파일은 꼭 필요한 것만 간결하게 넣는 것이 좋습니다. 너무 많은 첨부파일은 다운 받기 귀찮을 수 있습니다. 5개 이상 첨부파일이 들어갈 경우에는 압축해서 보내는 것이 좋습니다. 중요한 내용을 보내는 경우 다운로드 기한이 없는 서비스를 이용하는 것을 추천해드립니다.
첨부파일 주의사항 2
간혹 이메일에 파일을 첨부하려고 했다가 깜빡하고 이메일을 보내는 경우도 많습니다. 그래서 메일을 보내기 전 다시 한번 더 첨부파일이 잘 첨부되어 있는지 꼭 확인하고 받는 사람에게 '첨부파일을 확인하라'고 메시지를 보내는 것도 좋은 꿀팁입니다.
실수를 줄이기 위해서는 거꾸로 첨부파일을 먼저 넣는 것 또한 좋습니다. 첨부를 넣고 내용을 적고 적은 내용을 중심으로 제목을 정한 후에 수신인을 넣는 것이 시행착오를 줄이는 방법이 될 수 있습니다.
4. 수신인 및 참조
수신인 및 참조, 숨은 참조는 혹시 잘못 기입되지 않았는지 꼭 확인해야 합니다.
여러명을 입력해야 하는 경우, 직급순으로 기재하는 것이 일반적입니다.
마지막으로 정리하면
지금까지 이메일 작성법을 살펴봤습니다. 직장인들에게 이메일은 기본이기 때문에 제가 알려드린 방법을 참고해서 지금 바로 이메일을 작성해보세요. 여기 10가지 체크리스트가 있습니다. 체크리스트를 하나하나씩 체크해서 이메일을 작성해 보세요.