목차
누구나 일을 잘하고 싶어하지만, 그것이 어렵습니다.
일을 잘하는 사람들의 공통점을 알아도,
내가 바로 따라하기 어렵고 하루아침에 되는 것도 아닙니다.
저도 일을 잘하고 싶은 욕심이 있습니다.
직장에서 비교당하기 싫고,
욕먹기 싫은 것은 누구나 마찬가지입니다.
그래서 저는 주변에서 일을 잘한다는 사람들이
어떻게 일하는지 관찰도 많이 했습니다.
보고서를 잘 만드는 사람,
주변 사람들과의 대인 관계가 좋은 사람,
꼼꼼하고 문제 해결 능력이 좋으며 탁월한 시간 관리 능력을 가진 사람,
함께 일하는 사람에 대한 배려를 아는 사람,
디테일의 중요성과 우선 순위 판단, 납기의 중요성을 잘 아는 사람,
추가적인 피드백을 잘하는 사람,
크로스체크를 잘하고 상사가 원하는 것을 잘 제공하며,
윗사람처럼 생각하고 소통을 잘하며 말도 잘하고 핵심도 명확하게 이야기하는 사람,
일하는 태도가 좋고 상사에게 수시로 질문을 잘하는 사람
등의 특징을 가지고 있습니다.
여러분은 일을 잘하고 싶은 욕심이 있는 훌륭한 분들입니다.
그래서 오늘, 저는 많은 특징들을
단 세 가지로 압축해서
알려 드리려고 합니다.
이런 특징들을 단지 알기만 해서는 해결되지 않습니다.
어떤 환경에서 일잘러의 성능이 최대로 발휘될 수 있는지,
이 글을 통해 여러분이 힌트를 얻게 될 것이라고 생각합니다.
앞서 말한 특징들을 세 가지로 압축할 수 있습니다.
범위를 잘 구분하는 것은
자신의 업무 영역을 명확하게 분리해 내는 것을 의미합니다.
소위 '일잘러'라고 하는 사람들은
자신의 할 일과 다른 사람의 할 일을 명확하게 구분하는 사람들입니다.
이들은 일을 회피하려는 것이 아니라,
자신이 할 수 있는 일의 범위와 한계를 잘 알고,
부족한 부분은 잘하는 사람들에게 세련되게 요청합니다.
아무도 혼자서 모든 일을 할 수 없고,
모르는 것을 매번 혼자 찾아낼 수 없기 때문입니다.
일의 범위를 이해하는 것은
전체 과정과 프로세스를 꿰뚫고 있는 것을 의미합니다.
큰 그림을 잘 그리는 사람들은
주어진 일에 대해 필요한 시간을 가늠할 수 있습니다.
이들은 각 단계별 프로세스를 알고 있기 때문에,
계획을 세우고 일의 진척도를 수치화하는 능력이 뛰어납니다.
예를 들어, 이들은 프로젝트의 각 단계를 구체적으로 계획하여
진행 상황을 정확하게 관리하고,
필요한 리소스를 효율적으로 배분하는 방식으로 업무를 진행합니다.
어떤 문서를 작성해야 할 때,
단계별로 나누고 레퍼런스 자료를 참고하여
초안을 작성하는 과정은 효율적인 일정 관리의 좋은 예입니다.
이 과정을 10단계로 나누었다면,
5단계를 지나고 있다고 말할 때,
이는 50%의 진척도를 나타냅니다.
계획이 있기 때문에 업무가 시간에 맞게 진행되고 있는지,
아니면 늦어지고 있는지를 확인할 수 있게 됩니다.
제출 전 마지막 검토 시간까지 확보하는 것도 중요합니다.
이를 통해 지금까지 사용한 시간이 4시간이고,
앞으로 필요한 시간도 대략 4시간이라고
측정할 수 있는 계획을 세울 수 있습니다.
그러나 이어지는 세 번째 주제인 리소스 활용은
한 사람이 모든 것을 잘할 수는 없기 때문에,
다른 사람들의 조언과 협업이 반드시 필요하다는 점을 강조합니다.
일을 잘하는 사람들은 모르는 부분에 대해 질문을 자주 하고,
자신이 잘 모른다는 것을 솔직하게 얘기하여
다른 사람들로부터 도움을 받습니다.
이것이 리소스 활용의 한 예입니다.
자신이 할 수 있는 영역을 알고,
조언이 필요한 사람이나 팀원, 필요한 자료 등을 활용하는 것입니다.
제조업에서 일한다면
필요한 자재, 장비, 인력, 투입되어야 하는 예산 등이 리소스에 해당됩니다.
이러한 리소스 활용은 복잡한 문제를
단순하게 재정의하는 데 도움이 됩니다.
하지만 이 세 가지로 특징들을 압축하고 일잘러들의 특징을 알아도,
현재 당장 적용하기 어려움을 느끼는 것은 당연합니다.
이는 많은 사람들이 겪는 공통된 고민입니다.
알고 있는 것을 실제 상황에 적용하는 것은 쉽지 않지만,
이러한 원칙과 특징들을 이해하고 조금씩 실천해 보는 것이 중요합니다.
비록 처음에는 적용하기 어려울 수 있지만,
점진적으로 실천하면서 자신만의 방식을 찾아가는 과정이 필요합니다.
엄청나게 화가 나거나 힘들었던 기억이 떠오를 때,
앞서 언급한 개념적인 부분이 중요하다는 것을 인지하고 있음에도 불구하고,
현실에서는 그것을 실천하기가 쉽지 않습니다.
이러한 상황에서 자신이 통제할 수 있는 요소가 무엇인지
파악하는 것이 매우 중요합니다.
아무리 머리로 알고 있어도
실제로 잘 되지 않는 경우가 많기 때문에,
'환경 설정'이라는 개념이 등장합니다.
자신의 업무 효율을 끌어올리기 위해
적절한 업무 환경이 갖춰져 있는지가 중요한 요소가 됩니다.
예를 들어, 자신이 앉는 공간이 어수선하고 일하기 싫은 분위기라면,
일잘러의 특징을 알고 있다고 해도 그것을 적용하는 데에는 큰 어려움이 있습니다.
자기 개발 분야에서는
'이불부터 똑바로 개라' 또는
'책상부터 정리해라'와 같은 말이 유명합니다.
이는 일을 하고 싶은 환경을 먼저 만들어 두고
시작해야 한다는 의미에서 나온 말입니다.
이러한 환경 조성이 이루어진 후에야
일잘러의 특징이나 업무 능력, 스킬을 하나씩 쌓아가는 것이 가능해집니다.
일본의 정리 수납 전문가 곤도 마리에는
이와 관련해 '짧고 굵게 한다'고 주장하며,
일을 잘하기 위해서는 정리하는 습관을 들여야 한다고 이야기합니다.
이는 넷플릭스에서도 소개된 바 있으며,
많은 이들에게 영감을 주었습니다.
이처럼 여러분의 작업 공간이나
사무실 서랍을 한 번 열어 보는 것만으로도,
어떤 점을 개선할 수 있을지에 대한 실마리를 찾을 수 있습니다.
업무 환경을 개선하는 것부터 시작하여,
점진적으로 업무 효율성과 집중력을 높여나갈 수 있습니다.
곤도 마리에는 필요한 개수보다 훨씬 많은 칼, 클립, 가위, 펜, 포스트잇, 각종 문구류들과
충전기가 뒤엉킨 간식 꾸러미들 같이 쓰지 않는 물건들을
처분하기 시작해야 한다고 조언합니다.
책상 위에 어질러져 있는 여러 필기구들,
커피 자국이 남아 있는 키보드,
손자국이 묻은 마우스,
며칠째 방치된 텀블러, 보지도 않는 종이 서류들,
죽어가는 화분 등을 방치하며
작업 공간을 지저분하게 사용합니다.
Photo by Jesus Hilario H. on Unsplash
이는 사실상 사람을 굉장히 피곤하게 만듭니다.
눈앞에 난잡하게 많은 물건들이 있으면
시선이 계속 분산되어 집중력이 흐트러지며,
아무리 간단하고 반복적인 작업을 해도 정신적으로 피로해집니다.
이러한 혼란스러운 환경은
작업의 효율성과 집중력에 부정적인 영향을 미칩니다.
정리하는 것은 단순히 물리적인 공간을 깨끗이 하는 것을 넘어서,
정신적인 질서와 집중력을 회복하는 과정입니다.
작업 공간을 정리하고 조직화함으로써,
우리는 작업에 대한 명확한 마인드셋을 가질 수 있고,
일의 효율성을 높일 수 있습니다.
따라서 작업 공간을 정리하는 것은
생산성을 향상시키고 일의 질을 높이는 중요한 첫걸음이 될 수 있습니다.
Photo by Domenico Loia on Unsplas
장기간 사용하지 않는 물건들을 정리하고 버린 후,
많은 사람들이 작업 공간의 간소화를 통해
집중력과 효율성이 향상됐다는 것을 경험합니다.
복잡한 환경은 불필요하게 집중력을 분산시켜
일의 효율을 저하시키는 원인이 됩니다.
따라서, 단순하고 깨끗한 작업 공간은 일을 수행하는 데 있어 중요한 요소입니다.
디지털 환경의 정리도 마찬가지로 중요합니다.
바탕 화면이나 하드디스크에 있는 폴더와 파일들이 난잡하게 정리되어 있으면,
필요한 자료를 찾는 데 시간이 오래 걸리고
이는 곧 효율성 저하로 이어집니다.
파일의 위치를 3초 내에 찾을 수 없다면,
그것은 보관이 아니라 방치라는 기준을 세우는 것은
매우 합리적인 접근 방식입니다.
이는 물리적인 공간뿐만 아니라
디지털 공간에서도 질서를 유지하는 것이 얼마나 중요한지를 보여줍니다.
주변을 단순화하고 불필요한 일을 하지 않음으로써
효율성이 올라가는 것은 일의 기본 원칙 중 하나입니다.
이를 통해 더 중요한 일에 집중하고,
생산성을 높일 수 있습니다.
따라서, 정리와 조직화는 단순한 청소 이상의 의미를 가지며,
개인의 작업 능력과 직접적으로 연결되어 있습니다.
마인드맵을 사용하는 것은
생각을 단순화하고 정리하는 데 매우 효과적인 방법입니다.
특정 소프트웨어를 사용하든,
무료 앱을 활용하든,
심지어는 종이에 직접 쓰든 방법은 중요하지 않습니다.
중요한 것은 떠오르는 생각과 업무를 그룹핑하여 전체 맥락을 보고,
중요도에 따라 구분하는 과정을 통해
생각의 정리와 업무의 우선순위를 명확히 하는 것입니다.
마인드맵을 활용하면,
단순히 머리로만 생각하는 것에 비해
훨씬 더 효율적으로 생각을 정리하고 업무를 계획할 수 있습니다.
이는 체스나 장기를 두면서 전략을 세우는 것과 비슷한 과정으로,
전체적인 상황을 더 잘 파악할 수 있게 해 줍니다.
따라서, 일을 잘하는 데 있어서는
물리적 환경의 정리뿐만 아니라 생각의 정리도 매우 중요합니다.
물리적 환경을 정리하는 것으로 시작하여,
그 다음에 생각의 정리를 진행함으로써
더욱 체계적이고 효율적으로 일을 처리할 수 있습니다.
목차
일정 관리
리소스 활용
환경 설정
누구나 일을 잘하고 싶어하지만, 그것이 어렵습니다.
일을 잘하는 사람들의 공통점을 알아도,
내가 바로 따라하기 어렵고 하루아침에 되는 것도 아닙니다.
저도 일을 잘하고 싶은 욕심이 있습니다.
직장에서 비교당하기 싫고,
욕먹기 싫은 것은 누구나 마찬가지입니다.
그래서 저는 주변에서 일을 잘한다는 사람들이
어떻게 일하는지 관찰도 많이 했습니다.
보고서를 잘 만드는 사람,
주변 사람들과의 대인 관계가 좋은 사람,
꼼꼼하고 문제 해결 능력이 좋으며 탁월한 시간 관리 능력을 가진 사람,
함께 일하는 사람에 대한 배려를 아는 사람,
디테일의 중요성과 우선 순위 판단, 납기의 중요성을 잘 아는 사람,
추가적인 피드백을 잘하는 사람,
크로스체크를 잘하고 상사가 원하는 것을 잘 제공하며,
윗사람처럼 생각하고 소통을 잘하며 말도 잘하고 핵심도 명확하게 이야기하는 사람,
일하는 태도가 좋고 상사에게 수시로 질문을 잘하는 사람
등의 특징을 가지고 있습니다.
여러분은 일을 잘하고 싶은 욕심이 있는 훌륭한 분들입니다.
그래서 오늘, 저는 많은 특징들을
단 세 가지로 압축해서
알려 드리려고 합니다.
이런 특징들을 단지 알기만 해서는 해결되지 않습니다.
어떤 환경에서 일잘러의 성능이 최대로 발휘될 수 있는지,
이 글을 통해 여러분이 힌트를 얻게 될 것이라고 생각합니다.
앞서 말한 특징들을 세 가지로 압축할 수 있습니다.
첫 번째, 범위 구분입니다.
범위를 잘 구분하는 것은
자신의 업무 영역을 명확하게 분리해 내는 것을 의미합니다.
소위 '일잘러'라고 하는 사람들은
자신의 할 일과 다른 사람의 할 일을 명확하게 구분하는 사람들입니다.
이들은 일을 회피하려는 것이 아니라,
자신이 할 수 있는 일의 범위와 한계를 잘 알고,
부족한 부분은 잘하는 사람들에게 세련되게 요청합니다.
아무도 혼자서 모든 일을 할 수 없고,
모르는 것을 매번 혼자 찾아낼 수 없기 때문입니다.
따라서, 다른 사람들의 업무 영역이 어디까지인지 잘 파악하고
필요할 때 도움을 구하는 것이 중요합니다.
또한, 이런 사람들은 불필요하다고 생각되는 업무를 세련되게 거절할 줄 알아,
시간을 효율적으로 활용할 수 있습니다.
그래서 업무의 범위를 잘 파악하는 사람들은 일정 관리도 탁월합니다.
두번째, 일정 관리입니다.
일의 범위를 이해하는 것은
전체 과정과 프로세스를 꿰뚫고 있는 것을 의미합니다.
큰 그림을 잘 그리는 사람들은
주어진 일에 대해 필요한 시간을 가늠할 수 있습니다.
이들은 각 단계별 프로세스를 알고 있기 때문에,
계획을 세우고 일의 진척도를 수치화하는 능력이 뛰어납니다.
예를 들어, 이들은 프로젝트의 각 단계를 구체적으로 계획하여
진행 상황을 정확하게 관리하고,
필요한 리소스를 효율적으로 배분하는 방식으로 업무를 진행합니다.
어떤 문서를 작성해야 할 때,
단계별로 나누고 레퍼런스 자료를 참고하여
초안을 작성하는 과정은 효율적인 일정 관리의 좋은 예입니다.
이 과정을 10단계로 나누었다면,
5단계를 지나고 있다고 말할 때,
이는 50%의 진척도를 나타냅니다.
계획이 있기 때문에 업무가 시간에 맞게 진행되고 있는지,
아니면 늦어지고 있는지를 확인할 수 있게 됩니다.
제출 전 마지막 검토 시간까지 확보하는 것도 중요합니다.
이를 통해 지금까지 사용한 시간이 4시간이고,
앞으로 필요한 시간도 대략 4시간이라고
측정할 수 있는 계획을 세울 수 있습니다.
이러한 방식, 즉 일의 역순으로 계획을 세우고
작은 단위로 접근하여 수행하는 것이 이런 사람들의 특징입니다.
이는 효율적인 시간 관리와 업무 진행을 위한 전략으로,
많은 곳에서 들어볼 수 있는 이야기입니다.
이러한 방법들을
'시간 관리를 잘한다',
'피드백을 잘한다',
'디테일이 좋다' 등으로 개념적으로만 알고 있었습니다.
세번째, 리소스 활용
그러나 이어지는 세 번째 주제인 리소스 활용은
한 사람이 모든 것을 잘할 수는 없기 때문에,
다른 사람들의 조언과 협업이 반드시 필요하다는 점을 강조합니다.
일을 잘하는 사람들은 모르는 부분에 대해 질문을 자주 하고,
자신이 잘 모른다는 것을 솔직하게 얘기하여
다른 사람들로부터 도움을 받습니다.
이것이 리소스 활용의 한 예입니다.
자신이 할 수 있는 영역을 알고,
조언이 필요한 사람이나 팀원, 필요한 자료 등을 활용하는 것입니다.
제조업에서 일한다면
필요한 자재, 장비, 인력, 투입되어야 하는 예산 등이 리소스에 해당됩니다.
이러한 리소스 활용은 복잡한 문제를
단순하게 재정의하는 데 도움이 됩니다.
하지만 이 세 가지로 특징들을 압축하고 일잘러들의 특징을 알아도,
현재 당장 적용하기 어려움을 느끼는 것은 당연합니다.
이는 많은 사람들이 겪는 공통된 고민입니다.
알고 있는 것을 실제 상황에 적용하는 것은 쉽지 않지만,
이러한 원칙과 특징들을 이해하고 조금씩 실천해 보는 것이 중요합니다.
비록 처음에는 적용하기 어려울 수 있지만,
점진적으로 실천하면서 자신만의 방식을 찾아가는 과정이 필요합니다.
엄청나게 화가 나거나 힘들었던 기억이 떠오를 때,
앞서 언급한 개념적인 부분이 중요하다는 것을 인지하고 있음에도 불구하고,
현실에서는 그것을 실천하기가 쉽지 않습니다.
이러한 상황에서 자신이 통제할 수 있는 요소가 무엇인지
파악하는 것이 매우 중요합니다.
환경 설정
아무리 머리로 알고 있어도
실제로 잘 되지 않는 경우가 많기 때문에,
'환경 설정'이라는 개념이 등장합니다.
자신의 업무 효율을 끌어올리기 위해
적절한 업무 환경이 갖춰져 있는지가 중요한 요소가 됩니다.
예를 들어, 자신이 앉는 공간이 어수선하고 일하기 싫은 분위기라면,
일잘러의 특징을 알고 있다고 해도 그것을 적용하는 데에는 큰 어려움이 있습니다.
자기 개발 분야에서는
'이불부터 똑바로 개라' 또는
'책상부터 정리해라'와 같은 말이 유명합니다.
이는 일을 하고 싶은 환경을 먼저 만들어 두고
시작해야 한다는 의미에서 나온 말입니다.
이러한 환경 조성이 이루어진 후에야
일잘러의 특징이나 업무 능력, 스킬을 하나씩 쌓아가는 것이 가능해집니다.
일본의 정리 수납 전문가 곤도 마리에는
이와 관련해 '짧고 굵게 한다'고 주장하며,
일을 잘하기 위해서는 정리하는 습관을 들여야 한다고 이야기합니다.
이는 넷플릭스에서도 소개된 바 있으며,
많은 이들에게 영감을 주었습니다.
이처럼 여러분의 작업 공간이나
사무실 서랍을 한 번 열어 보는 것만으로도,
어떤 점을 개선할 수 있을지에 대한 실마리를 찾을 수 있습니다.
업무 환경을 개선하는 것부터 시작하여,
점진적으로 업무 효율성과 집중력을 높여나갈 수 있습니다.
책상 정리
곤도 마리에는 필요한 개수보다 훨씬 많은 칼, 클립, 가위, 펜, 포스트잇, 각종 문구류들과
충전기가 뒤엉킨 간식 꾸러미들 같이 쓰지 않는 물건들을
처분하기 시작해야 한다고 조언합니다.
책상 위에 어질러져 있는 여러 필기구들,
커피 자국이 남아 있는 키보드,
손자국이 묻은 마우스,
며칠째 방치된 텀블러, 보지도 않는 종이 서류들,
죽어가는 화분 등을 방치하며
작업 공간을 지저분하게 사용합니다.
이는 사실상 사람을 굉장히 피곤하게 만듭니다.
눈앞에 난잡하게 많은 물건들이 있으면
시선이 계속 분산되어 집중력이 흐트러지며,
아무리 간단하고 반복적인 작업을 해도 정신적으로 피로해집니다.
이러한 혼란스러운 환경은
작업의 효율성과 집중력에 부정적인 영향을 미칩니다.
정리하는 것은 단순히 물리적인 공간을 깨끗이 하는 것을 넘어서,
정신적인 질서와 집중력을 회복하는 과정입니다.
작업 공간을 정리하고 조직화함으로써,
우리는 작업에 대한 명확한 마인드셋을 가질 수 있고,
일의 효율성을 높일 수 있습니다.
따라서 작업 공간을 정리하는 것은
생산성을 향상시키고 일의 질을 높이는 중요한 첫걸음이 될 수 있습니다.
장기간 사용하지 않는 물건들을 정리하고 버린 후,
많은 사람들이 작업 공간의 간소화를 통해
집중력과 효율성이 향상됐다는 것을 경험합니다.
복잡한 환경은 불필요하게 집중력을 분산시켜
일의 효율을 저하시키는 원인이 됩니다.
따라서, 단순하고 깨끗한 작업 공간은 일을 수행하는 데 있어 중요한 요소입니다.
디지털 환경의 정리
디지털 환경의 정리도 마찬가지로 중요합니다.
바탕 화면이나 하드디스크에 있는 폴더와 파일들이 난잡하게 정리되어 있으면,
필요한 자료를 찾는 데 시간이 오래 걸리고
이는 곧 효율성 저하로 이어집니다.
파일의 위치를 3초 내에 찾을 수 없다면,
그것은 보관이 아니라 방치라는 기준을 세우는 것은
매우 합리적인 접근 방식입니다.
이는 물리적인 공간뿐만 아니라
디지털 공간에서도 질서를 유지하는 것이 얼마나 중요한지를 보여줍니다.
주변을 단순화하고 불필요한 일을 하지 않음으로써
효율성이 올라가는 것은 일의 기본 원칙 중 하나입니다.
이를 통해 더 중요한 일에 집중하고,
생산성을 높일 수 있습니다.
따라서, 정리와 조직화는 단순한 청소 이상의 의미를 가지며,
개인의 작업 능력과 직접적으로 연결되어 있습니다.
생각의 정리
마인드맵을 사용하는 것은
생각을 단순화하고 정리하는 데 매우 효과적인 방법입니다.
특정 소프트웨어를 사용하든,
무료 앱을 활용하든,
심지어는 종이에 직접 쓰든 방법은 중요하지 않습니다.
중요한 것은 떠오르는 생각과 업무를 그룹핑하여 전체 맥락을 보고,
중요도에 따라 구분하는 과정을 통해
생각의 정리와 업무의 우선순위를 명확히 하는 것입니다.
마인드맵을 활용하면,
단순히 머리로만 생각하는 것에 비해
훨씬 더 효율적으로 생각을 정리하고 업무를 계획할 수 있습니다.
이는 체스나 장기를 두면서 전략을 세우는 것과 비슷한 과정으로,
전체적인 상황을 더 잘 파악할 수 있게 해 줍니다.
따라서, 일을 잘하는 데 있어서는
물리적 환경의 정리뿐만 아니라 생각의 정리도 매우 중요합니다.
물리적 환경을 정리하는 것으로 시작하여,
그 다음에 생각의 정리를 진행함으로써
더욱 체계적이고 효율적으로 일을 처리할 수 있습니다.
일을 잘하기 위해서는
내 주변을 정리하는 것이 우선되어야 하며,
이는 일이 잘되기 위한 환경을 설정하는 기본적인 단계임을 다시 한번 강조합니다.