비즈니스 영어 메일 작성법 총정리!

비즈니스 영어 이메일에는 제목, 서두, 인사, 소개, 목적, 요청, 질문 이렇게 큰 맥락으로 나눌 수 있습니다.

비즈니스 영어 메일에서 중요한 점은 간단함, 명료함입니다. 이유는 사람들이 영어 메일 읽는 것에 많은 시간을 쏟고 싶어 하지 않기 때문입니다.

이것은 반대로 생각하면 영어 메일 쓰기에 많은 시간을 투자하고 싶지 않다는 의미가 되기도 합니다. 

이메일은 한국어로도 작성하기 어렵게 느껴지는데, 영어로는 더 쉽지 않다고 생각하셨을 거예요. 

단순한 업무 요청에서부터 신중하게 다뤄야 하는 사과 혹은 거절해야 하는 상황까지 이 상황들 마다 어떻게 대처해야 할 지  전부 알려드리겠습니다.

이런 분들을 위해 비즈니스 영어 메일의 제목과 본문, 인사  작성하는 방법뿐만 아니라 가장 많이 쓰는 이메일 예시와 상황별 영어 이메일 표현들까지 알려 드리겠습니다.

1. 비즈니스 영어 메일 제목 

비즈니스 영어 메일의 제목을 쓸 때, '간결함'이 가장 중요합니다. 한눈에 어떤 내용의 이메일인지 알 수 있는 제목이어야 상대방이 이메일을 열어보겠죠. 특히 비즈니스 이메일의 절반 정도는 핸드폰에서 읽히기 때문에 메일 제목은 정말 중요합니다. 

문의나 요청하는 이메일의 경우 제목에 Inquiring about~, Reaching out about~, Invitation to~라는 표현을 씁니다.

Asking for your availability regarding our upcoming interview (곧 다가올 인터뷰에 관련 가능한 시간 문의) 보다는 'Invitation to Interview (인터뷰 요청)'이라고 짧지만 핵심을 담아 작성하세요.

1) Inquiring About

"Inquiring About Interview Meeting Agenda for [Date]"

[문의] (날짜)의 인터뷰 미팅 안건 관련

"Inquiring About Office  Holiday Schedule  for [Date]"

[문의] (날짜)의 오피스 휴과 스케줄 관련

"Inquiring About IT System Progress"

[문의] IT 시스템 진행 상황 관련

2) Reaching Out About

"Reaching Out About Employee Training Schedule"

[문의] 직원 교육 일정에 대하여

"Reaching Out About Team Project Status Updates"

[문의] 프로젝트 진행상황에 대하여

"Reaching Out About Company Partnership"

[문의] 회사 파트너십에 대하여

3) Invitation To

"Invitation to Employee Appreciation Event"

[초대] 직원 감사 이벤트

"Invitation to Join the Diversity and Inclusion Workshop"

[초대] 다양성 및 포용성 워크샵

"Invitation to Attend the Company Town  Meeting"

[초대] 회사 타운 미팅

4) Reminder

"Reminder: Submit Monthly Expense Reports by Monday"

[리마인더] 금요일까지 월별 경비 보고서 제출 (마감: ~이번주 월요일)

"Reminder: Monthly Performance Reviews Due on [Date]"

[리마인더] 월별 실적 리뷰 제출 (마감: ~(날짜)) 마감)

"Reminder: Project Deadline Approaching - [Project Name]"

[리마인더] (프로젝트 이름) 프로젝트 마감일 임박

2. 비즈니스 영어 메일 '본문' 작성법 - 첫 인사, 끝인사

발신자, 수신자, 그리고 제목까지 잘 작성했다면 이제는 본문을 알아 볼 차례입니다. 본문에 꼭 포함돼야하는 첫 인사, 끝인사를 다뤄보겠습니다. 

1) 비즈니스 영어 메일 첫 인사 작성하기

• Dear [Recipient's Name], (친애하는)

가장 많이 쓰는 표현으로, 처음 만나는 사람에게는 Dear를 쓰는 것을 추천합니다. 이미 알고 편하게 지내는 사이에서는 Hi, Hey (안녕) 라고 이메일을 시작하면 됩니다.

[비즈니스 영어 메일 첫 인사 - 호칭 예시]

• Dear Mr(s). James,

*남자를 예의 갖춰 부를 때 사용하며, 결혼 여부 상관없이 모두 Mr. 로 호칭이 같습니다.

• Dear Mrs. Brown,

*결혼한 여성을 예의 갖춰 부를 때 사용합니다. 미혼 여성은 Miss라고 호칭합니다.

마케팅 담당자, 팀원 전체, 특정 부서 대상 이메일을 쓸 땐 각각 아래처럼 호칭하며 시작합니다.

• Dear Marketing Manager,
• Dear Team Members,
• Dear Human Resources Department,

이메일 수신인이 특정되지 않은 경우 아래 표현을 자주 씁니다.

• To whom it may concern, (관련 담당자님께)

시간과 관련된 인사말도 충분히 공식적이고 이메일을 시작기에 적절합니다.

• "Good morning/Good afternoon/Good evening [Recipient's Name],"

2) 비즈니스 영어 메일 끝인사 작성하기

[비즈니스 영어 메일 끝인사 - 회신요청/확인요청]

답장을 원할 때 이런 표현을 써보세요.

"I'd be glad to have a brief conversation over the phone to go over this."

[잠시 전화로 상의해도 좋습니다.]

"I'm free around … to have a call and go through…"

[저는 … 시간에 전화로 상의할 수 있습니다.]

"If meeting face-to-face is preferred, we can arrange to meet during…"

[만약 직접 만나서 이야기하길 원하시면, ...시간에 만날 수 있습니다.]

"I'm keen to share my perspective clearly, and a call might be the most effective way to do so…"

[저는 제 관점을 명확히 공유하고 싶습니다. 이를 위해 전화 통화가 가장 효과적일 것 같습니다.]

특히 긴급하게 요청을 할 때는 하는 아래와 같은 4가지 표현을 추천합니다.

"I look forward to hearing from you."

[귀하의 답변을 기다리고 있겠습니다.]

"I hope to receive a reply within the next twenty-four hours."

[다음 24시간 이내에 답변을 받기를 바랍니다.]

"I appreciate your prompt attention to this issue."

[이 문제에 대한 신속한 주의를 주셔서 감사합니다.]

"For any further questions about this issue, please don't hesitate to call me at (phone number)."

[이 문제에 대해 더 궁금한 점이 있다면, (전화번호)로 연락 주시기 바랍니다.]

3. 비즈니스 영어 메일 예시: 리마인드 이메일

비즈니스 영어 메일에서 가장 흔한 상황이 리마인드 이메일을 보내는 것입니다. 사람들은 매일 업무하느라 바빠서 때때로 우선순위가 높은 일을 먼저 처리하지 못하는 경우가 있습니다. 메일을 통해 단호하지만 친절하게 리마인드 할 수 있도록, 실제 예시와 작성시 유의사항을 다뤄보겠습니다.

1) 실제 예시

Checking in RE: Banana Project presentation

Hello Brown,
I hope everything is going smoothly for you!

While reviewing the last pieces of the Banana Project today, I realized the presentation isn't fully ready. I thought it was important to highlight this, especially with our trial run scheduled for the 2rd.

Please don't hesitate to reach out if you or the team need any assistance, or if you encounter any obstacles. Eager to discuss this further next Tuesday.

Warm regards, Shewn

2) 유의사항 4가지

 2-1) 공손하지만 단호하게 쓰세요

모든 이메일이 그렇듯이 격식과 예의는 중요합니다. 하지만 이것은 두번째 리마인드 이메일이기 때문에 어느 정도 긴급성을 분명히 나타내는 것이 중요합니다. "그냥" 또는 "알게 되었습니다" 같은 단어로 격식을 갖춤으로써 표현을 부드럽게 해주세요.

2-2)지금이 최선이라고 가정해주세요

언제나 함께 일하는 사람들이 최선을 다하고 있다고 가정하세요. 상대방이 좋은 의도를 가지고 있음을 가정하는 것은 모든 상호작용에서 중요하지만 특히 리마인드를 줄 때는 더욱 그렇습니다.

2-3)중요한 마감날짜를 분명히 명시해주세요

긴급한 주의를 요하는 임박한 마감날짜는 리마인드 이메일에 꼭 들어있어야합니다.

2-4)짧고 간단하게 쓰세요

리마인드 이메일에 관련 없는 내용은 언급하지 마세요. 중요도가 낮은 다른 것들은 별도의 대화나 이메일에서 다룰 수 있습니다. 리마인드를 하고자 하는 주요 주제에서 벗어나지 않는 것이 좋습니다.

4. 여러가지 상황별 비즈니스 영어 메일 표현

자기소개 하는 표현 (Introductions)

• "I would like to introduce myself as [Name] from [Company]."
• "Allow me to introduce [Yourself/Team] and our role in [Project/Department]."

감사하는 표현 (Expressing Gratitude)

• "Thankyou for your prompt response."
• "We appreciate for your assistance with [Issue/Project]."

요청하는 표현(Requests)

• "I would appreciate your thoughts on [Topic/Issue]."
• "Could you share further details about [Subject]?"
• "It would mean a lot if you could [Request]."

도움 주겠다는 표현 (Offering Assistance)

• "Please feel free to reach out if you have any questions."
• "I am here to assist with any further inquiries you may have."

공유/업데이트하는 표현 (Providing Update)

• "I wanted to inform you that [Update]."
• "I am pleased to share this [Positive News]."

동의하고 컨펌하는 표현 (Agreeing and Confirming)

• "I agree with your proposal to [Action]."
• "I can confirm that your [Confirmation]."

사과하는 표현 (Expressing Apology)

• "I apologize for any inconvenience caused."
• "I'm sorry for the delay in responding."

※ 주어 "I"를 쓸 것인가 "we"를 쓸 것인가? 

 통상적으로 비즈니스 영어메일에서는 I 보다는 We를 써주는 것이 바람직합니다.

하지만 계속 서신을 주고받는 상황이라면 주어 I를 써도 무방합니다. 오히려 상대방이 I 라고 표현하고 있는데 계속 we를 쓰면 다소 거리감을 불러일으킬 수도 있습니다.

지금까지 비즈니스 영어 메일 쓰는 법과 패턴에 대해 알아봤습니다. 

오늘도 좋은 하루 보내세요!